Proceso de Participación para la Operacionalización del Plan de Trabajo 

Utilizando lo discutido anteriormente y con el propósito de fortalecer el marco de participación para la implementación del Plan de Trabajo de la Presidencia, que también se fusionará con el Plan Estratégico 2023-2027 en desarrollo, se recomienda de manera inicial los siguientes hitos (milestones) a ser considerados. Las mismas deberán incluir tareas específicas una vez las etapas sean validadas. 

1. Convocar y crear un grupo de trabajo institucional que pueda canalizar la participación de la comunidad universitaria para la validación y ajuste del Plan de Trabajo del Presidente. 

a. Como primera tarea el grupo de trabajo deberá fortalecer el plan añadiendo la línea de tiempo y tareas.

b. El/la representante de cada sector universitario deberá presentar cual es el mecanismo más adecuado según el conocimiento, complejidad e idiosincrasia de cada grupo. 

2. Llevar a cabo las mesas de diálogo participativo para la discusión, comentarios e insumo de parte de la comunidad universitaria sobre el Plan de Trabajo, para la identificación de acciones. 

a. Determinar indicadores de participación (reuniones, cuestionarios, grupos focales, ejercicios de visualización y mesas de diseño colaborativo, etc.). 

b. Identificar mecanismos de participación, difusión (comunicación) y temas (pueden ser las secciones del Plan de Trabajo). Las reuniones deben contar la mayor representatividad e inclusión de los diversos sectores de la UPR. 

3. Llevar a cabo las reuniones usando los mecanismos de participación establecidos.

4. Presentar y publicar los hallazgos preliminares sobre las mesas de diálogo participativas para recibir comentarios e insumos.  

a. Los hallazgos deben ser clasificados y priorizados antes de presentarlos y publicarlos.

5. Convocar y crear un Comité de Implementación, Monitoreo y Evaluación, que trabajará de mano del presidente, para monitorear el cumplimiento del Plan.

a. Esta convocatoria puede realizarse al principio del proceso, aunque el Comité toma mayor relevancia en esta etapa. 

6. Desarrollar un plan de ejecución que incluya una matriz RACI-Responsible, Accountable, Consulted and Informed, indicadores y métricas de evaluación, incluyendo personas a cargo, temporalidad, recursos disponibles, entre otros, para las acciones priorizadas.

7. Integrar el insumo recibido de la comunidad externa según aplique.

8. Integrar las actividades que promuevan el mejoramiento continuo.

9. Publicar y presentar borrador final del plan mediante reuniones y diferentes estrategias de comunicación para fomentar la participación, insumo y comentarios. 

10. Revisar y publicar los comentarios recibidos e integrarlos en la versión final del plan según aplique.

11. Presentar el plan a la Junta de Gobierno para su aprobación final. 

12. Publicar el plan final para conocimiento de la comunidad universitaria.